市政务文化中心会议服务指南

日期:2010-09-28    浏览次数:5320    文章来源:超级管理员

市机关事务管理局直接管理的市政务文化中心各类会议室8个、接待室9个。由市机关事务管理局委托物业公司统一管理并提供服务。为保证会议有序召开,高质量提供会议服务,特制定如下会议指南。
 1、会议室、接待室使用单位提前1至2天到机关事务管理局综合服务科(D123室,电话:3991057、3991058)办理登记预约手续,填写《会议室使用申请单》,明确会议名称、参会人数、召开时间、音响要求等。
2、机关事务管理局综合服务科向申请单位提供可供使用的会议室功能简介。申请单位选定会议室后,按照会议室收费标准交纳房(场)租费。制作会标、席卡,采购水果、鲜花、饮料等费用,由会务单位自理。
3、机关事务管理局综合科通知物业公司提前安排好会场,并配合使用单位布置好会标、席卡、音响、茶水、鲜花等。
4、如遇会议取消、提前或延迟,需及时通知机关事务管理局综合科和物业公司。
5、物业公司会议服务程序
——了解会议的时间、地点、人数、性质,并填写会议准备自查表;
——根据通知单的要求配合使用单位布置会场;
——提前10分钟站在会议室门口迎接、引领客人;
——会议服务人员按相关礼仪顺序,为参会人员斟茶倒水;
——会中可视情况每隔20—30分钟左右,服务员续茶和换烟缸一次(重要会议除非有通知,一般不可随便进出,特殊情况可按客人的要求服务。);
——会议结束后,物业公司请会议室使用单位填写会务情况满意度调查表,并报送机关事务管理局综合服务科;
——物业公司做好会后设备维护、卫生保洁工作。

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